PEN e SEI

No Confea, os processos administrativos são realizados em meio eletrônico por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), promovendo celeridade na análise e instrução processual, economia de recursos públicos, segurança no trâmite e mais transparência.

Algumas das principais características do SEI são a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL (PEN)

O projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.

Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), o PEN é resultante da integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal. Assim, o PEN nasceu de forma colaborativa e foi formalizado por meio do Acordo de Cooperação Técnica n° 02/2013, celebrado entre o MP, a Empresa de Pesquisa Agropecuária (Embrapa), a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e o Governo do Distrito Federal (GDF).

O PEN introduz práticas inovadoras no setor público – elimina o uso de papel como suporte físico para documentos institucionais e disponibiliza informações em tempo real.

O PEN é composto por três grandes ações, sendo o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), a principal entrega. As outras duas são o Barramento de Serviços (ou ConectaGOV-PEN), de integração do SEI com outras soluções, e o Protocolo Integrado.

Para mais informações sobre o Processo Eletrônico Nacional (PEN), acesse o site do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão ou conectagov.processoeletronico.gov.br.

SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI)

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente para as instituições públicas, é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

Devido às características inovadoras do SEI e do sucesso da prática de cessão da ferramenta sem ônus para outras instituições, o SEI transcendeu a classificação de sistema eletrônico da Justiça Federal da 4ª Região, para galgar a posição de projeto estratégico para toda a administração pública, amparando-se em premissas altamente relevantes e atuais, tais como: a inovação, a economia do dinheiro público, a transparência administrativa, o compartilhamento do conhecimento produzido e a sustentabilidade. Por isso, o SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN).

Com a cessão gratuita do SEI, a economia do dinheiro público é incomensurável, uma vez que as instituições que o adotam deixam de gastar alguns milhões de dólares com a compra de soluções de mercado que, não raro, não solucionam as demandas para as quais são adquiridos. É a inovação advinda da implantação de uma cultura de socialização do conhecimento desenvolvido pela administração pública com os outros entes que a compõem. Se tal prática for mantida, será inegável que a gestão do orçamento público, a cada dia mais contingenciado, será sensivelmente mais racional. Não há mais espaço para aquisições milionárias quando há soluções gratuitas disponíveis.

Principais características e facilidades do SEI:

portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado: Google Chrome, Firefox e Internet Explorer;
acesso remoto: em razão da portabilidade já mencionada, pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google), o que possibilita que os usuários trabalhem a distância;
acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos;
controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;
tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Deste modo, várias unidades podem ser demandadas simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo expediente administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;
funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, inspeção administrativa, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;
sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.

(Fonte: Portal do Software Público Brasileiro, acesso em 17/08/2018)

Principais funcionalidades:

editor de texto integrado;
assinatura eletrônica;
tramitação simultânea;
acesso para usuários externos; e
acesso por tablet e smartphone.

O SEI está disponível para:

governo federal;
estados e municípios;
poderes legislativo e judiciário;
Ministério Público;
Defensoria Pública;
autarquias;
entre outros órgãos públicos.

Como aderir ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI)

Passo 1: Envio de Ofício para o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), assinado pela autoridade competente, manifestando o desejo de obter o direito de uso do SEI;

Passo 2: Assinatura do Acordo de Cooperação Técnica, que formaliza a cessão do uso do SEI, em conjunto com o Plano de Trabalho, que define o planejamento inicial de implantação do SEI.

Desde a publicação da Resolução TRF4 nº 116, de 20 de outubro de 2017, novas regras para cessão do direito de uso do SEI foram estabelecidas.

A partir de agora, o processamento de todas as solicitações e a assinatura dos Acordos de cessão do SEI, inclusive de órgãos e entidades do Governo Federal, será novamente realizado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4).

Diante disso, os pedidos de cessão devem ser destinados ao Presidente do Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), responsável pela assinatura do Acordo de Cooperação Técnica com todos os órgãos/entidades interessados(as).

Importante: as solicitações devem, necessariamente, ser formalizadas pela autoridade máxima do órgão/entidade interessado(a).

Os ofícios de solicitações (modelo de ofício) devem ser encaminhados por meio eletrônico para sei@trf4.jus.br.

(Fonte: Portal do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, acesso em 17/08/2018)

Para mais informações sobre o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), acesse o Portal do Software Público Brasileiro.

BARRAMENTO DE SERVIÇOS (ConectaGOV-PEN)

O Barramento PEN, também chamado de ConectaGOV-PEN, é uma solução que permite a tramitação de processos entre os órgãos que utilizam o SEI ou outras soluções de processo eletrônico.

Os serviços centralizados de processo eletrônico (ConectaGOV-PEN) são um conjunto de serviços eletrônicos que permitirão a intercomunicação entre órgãos e entidades usuários de quaisquer soluções de processo eletrônico. O projeto se propõe a suprir esta deficiência, com a proposta de criar uma infraestrutura pública que permita a integração entre os diversos sistemas de processos eletrônicos existentes.

A infraestrutura centralizada permitirá que um órgão envie documento ou processo para outro de maneira segura e com confiabilidade de entrega. A heterogeneidade de sistemas dificulta a tramitação de processos entre órgãos, prejudicando o acompanhamento dos processos e a celeridade dos trâmites.

Entre os serviços disponibilizados estará, por exemplo, o trâmite totalmente eletrônico de processos e documentos administrativos entre diferentes órgãos e entidades. Dessa forma, pretende-se que o envio de um processo para outro órgão será, na essência, tão prático quanto tramitar um processo para outra área do mesmo órgão. Esse trâmite será possível ainda que as organizações públicas sejam usuárias de diferentes softwares de processo eletrônico, devido à definição e ao estabelecimento de um protocolo comum de trâmite de processos eletrônicos.

Para mais informações sobre o Barramento, acesse ConectaGOV-PEN.

PROTOCOLO INTEGRADO

Na Administração Pública Federal existem diferentes sistemas de protocolo utilizados pelos órgãos e entidades para registrar o trâmite dos documentos, avulsos ou processos, assim como diferentes serviços ofertados para a consulta dessas informações.

O Sistema Protocolo Integrado (instituído pela Portaria Interministerial nº 2.320, de 30 de dezembro de 2014, alterada pela Portaria Interministerial nº 851, de 03 de junho de 2015) consolida uma base de dados com informações sobre documentos, avulsos ou processos, que não estejam arquivados em 01 de janeiro de 2015 ou que venham a tramitar após essa data, oriundas dos diversos sistemas de protocolo dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Seu objetivo principal é oferecer à sociedade mais um canal para consultas, além de serviços como o envio de informes sobre a movimentação de documentos, avulsos ou processos, via correio eletrônico (e-mail).

Os dados mantidos no Sistema Protocolo Integrado se referem a um relevante conjunto de informações sobre cada documento, avulso ou processo, como: assunto, interessado(s), histórico de operações. Pelo Sistema, não é possível o acesso ao documento, avulso ou processo, na íntegra, apenas a consulta atualizada sobre a sua situação.

Principais benefícios para a sociedade:

oferecer visão integrada do trâmite dos documentos e processos com maior transparência e facilidade de acesso – computador ou celular;
reduzir o tempo de atendimento;
minimizar os deslocamentos para o acompanhamento de processos e documentos;
manter o cidadão informado sobre a movimentação do seu processo ou documento por e-mail – mensagem automática por movimentação.

Principais benefícios para os órgãos e entidades da Administração Pública Federal:

ofertar serviço útil à sociedade, disponibilizando consulta integrada de protocolos do Governo Federal, e recebimento de informes de tramitação via e-mail;
promover a transparência ativa, garantindo aos cidadãos o direito de acesso à informação, conforme determina a Lei n° 12.527/2011;
simplificar o atendimento ao cidadão, de acordo com o Decreto nº 6.932, de 11 de agosto de 2009 (simplificação do atendimento público prestado ao cidadão), possibilitando a ampliação dos serviços eletrônicos prestados pelos órgãos;
reduzir custos por meio da redução da demanda de atendimento presencial;
promover a padronização das informações sobre protocolo;
possibilitar consultas gerenciais sobre processos e documentos.

Para obter informações sobre como integrar o seu sistema de protocolo, clique aqui.

Para os órgãos e entidades que adotam o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como solução de processo eletrônico, será necessária apenas a instalação de um módulo responsável pela extração e pelo envio das informações ao Sistema Protocolo Integrado. Para mais informações sobre o módulo, clique aqui.

Para mais informações obre o Sistema Protocolo Integrado, acesse o Portal do Sistema Protocolo Integrado.