Brasília, 11 de outubro de 2023.

Com um debate participativo sobre as demandas da área e sua importância para o fortalecimento do Sistema, o 1º Encontro Nacional de Apoio aos Colegiados do Sistema Confea/Crea abordou, nesta quarta-feira (11/10), a importância dos registros em documentos, do acesso e do sigilo de informações, em conformidade com a Lei de Acesso à Informação (LAI e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Para isso, os participantes contaram com apresentações da chefe do Setor de Gestão da Informação, Marina Garcia, e do Encarregado de Dados do Confea, Alessandro Melo.

Com bastante interação, foram discutidos e apresentados os resultados do trabalho em grupo, que buscou, desde o dia anterior, quando teve início o Encontro, identificar dificuldades que impactam a rotina de trabalho junto às atividades do plenário.  Novamente sob a condução do assessor Bruno Taves, da Superintendência de Estratégia e Gestão do Confea, os grupos foram integrados e trocaram informações e impressões conjuntas. Na sequência, os problemas identificados foram integrados para aprofundar a discussão sobre as suas causas. 

“Se acabar um único Crea, todos perdem a força, e o Sistema acaba. O Sistema é importante pela união de todos vocês, e cada um de vocês faz parte da força desse Sistema. Então, o problema maior e o problema menor fazem parte do interesse e da responsabilidade de todos”, comentou Bruno Taves, durante o processo. “Estamos com esse trabalho tendo uma oportunidade de trabalharmos juntos e termos o conceito de que somos um só para nos fortalecermos”, disse, enfatizando que nem as mudanças políticas podem interferir sobre diversas ações desenvolvidas pelos regionais. 

Debate 
Questões relacionadas a demandas de conselheiros e a padronização de sistemas de documentos para dar celeridade e continuidade aos procedimentos foram os primeiros pontos levantados pelos grupos em torno da governança do Sistema. “Vários problemas geram um problema maior. Muitas vezes, a solução deles está em cada um. A boa burocracia protege o Sistema e protege vocês. O real problema é estabelecer um processo para que algo que aconteceu não aconteça com nenhuma outra pessoa.  Temos que identificar a causa-raiz. Há distinção entre procedimentos e processos, que podem mostrar resultados por meio de uma Prova de Conceitos, integrada a um POP – Procedimento Operacional Padrão”, ponderou Bruno Taves. 

Gerente da Assessoria ao Plenário do Confea, Henrique Nepomuceno reforçou a necessidade de todos terem o senso de que cada um faz parte desse processo e de suas soluções. Ao final do debate na parte da manhã, ele considerou a necessidade de utilizar os mecanismos de ação disponíveis em favor das mudanças. “A intenção é que esse nosso trabalho continue. Esse evento não foi concebido para implementar soluções, porque nem o problema temos delimitados. Buscamos delinear os problemas para solucioná-los em outros momentos. Podemos ser um agente motivador, ocupando o espaço de que dispomos, construindo um documento coletivo que vai ter o que vocês precisam para conversar com os gestores, para sensibilizá-los sobre nossas necessidades. Vamos sair desse evento com uma primeira semente para que a gente apresente, pela primeira vez uma posição desse corpo técnico, que ao longo do tempo poderá ser ainda aprimorado. Mas não é o papel que muda as coisas, o que muda as coisas são as pessoas”, considerou. “Agora nós somos uma comunidade e vamos buscar resultados positivos”, conclamou.

A memória organizacional entre os conselheiros e os funcionários e ainda a orientação por parte do Confea em forma de padronização foram levantadas pelo gerente de Relacionamento Institucional do Crea-ES, eng. civ. Giuliano Battisti. “Burocracias são saudáveis, precisam existir. Vocês representam o público e prevalece o que é público e não o particular. Outra questão é a diferença entre a autonomia administrativa dos regionais e independência. Nem tudo pode ser padronizado, mas a padronização é um dos caminhos para o Sistema caminhar junto. O Confea tem que promover, não fazer. Algumas normas não são exequíveis pelo Crea”, comentou a assessora da SEG Rosângela Simonetti, citando o processo de mapeamento de capacidade de governança do Sistema, resultado de oficinas online entre outros processos conduzidos pelo Confea e sugerindo o estabelecimento de uma oficina de resolução junto aos funcionários de apoio aos colegiados. 

Documentação e transparência

Sobre o debate em torno da documentação, transparência e uso de dados, à luz da LGPD e da LAI, Henrique Nepomuceno considerou o tema um assunto novo no Sistema. “Estamos formando conceitos sobre estão os limites legais para a nossa atuação, considerada a necessária transparência e aquilo no que essa lei impacta no nosso trabalho”, disse, enquanto Marina Garcia comentou a necessidade de fazer um nivelamento da legislação e ainda a importância de registrar os documentos e geri-los, o que acontece hoje em sistemas informatizados. 

“No nosso dia a dia, fazemos várias atividades administrativas, finalísticas. Produzimos vários documentos e essas atividades são registradas em documentos e informações em sistemas. Essas informações precisam ser organizadas, pois servem à consulta, pesquisas futuras e para a nossa história enquanto sistema profissional”, considerou inicialmente a chefe do Setor de Informações do Confea, Marina Garcia. 
 

Em seguida, ela trouxe a definição de documento como “ato administrativo materializado que reflete o encadeamento de ações com o objetivo de atingir a finalidade específica da função pública”.  Os documentos são o registro das atividades funcionais diárias. “Eles descrevem e registram o conhecimento produzido e a evolução do trabalho. Sevem também à finalidade probatória e informativa e apoiam à tomada de decisão”, comentou. 
 

Segundo Marina, o Confea estuda desenvolver e centralizar uma rede com os arquivos de todo o Sistema. “Estamos fazendo também o 1º Encontro Nacional de Gestão Documental do Sistema Confea/Crea no mês que vem para discutir isso”. Ela destacou a importância de guardar apenas o que é mais relevante. “É a guarda permanente, que vai sempre precisa existir. Os que não forem relevantes são eliminados conforme a legislação específica”, diz. 

Os registros de plenárias geram documentos que já nascem de forma permanente. “Sobre quais tipos de processos, quais tipos de infrações são as mais cometidas, são dados, são elementos para a estatística e a gestão estratégica. Eles nunca vão ser eliminados porque são as principais decisões que os conselhos tomam”, ressalta, informando que os documentos são gerados e arquivados digitalmente. “As regras de arquivamento são as mesmas, o que vai mudar são as formas como esse arquivamento são feitos, ser feita a preservação digital, alinhada com a área de Tecnologia da Informação”, disse, lembrando que os documentos públicos considerados permanentes são inalienáveis e imprescritíveis, conforme a lei 8.159/1991.

A chefe do Segin também descreveu tópicos como a abertura de processos, orientada pela portaria interministerial 1677/2015. Jornais, revistas, livros, folders, propagandas e outros documentos considerados não arquivísticos não precisam ser registrados, comentou Marina Garcia.

Em relação ao acesso à informação e à proteção de dados, Marina ressalta a necessidade de fornecer a informação pública. Citando a Lei de Acesso à Informação, de 2011, descreveu a informação pública (ativa ou passiva) e a sigilosa e seus critérios de classificação.  

Ela também abordou a publicização de documentos preparatórios, ainda em elaboração, e ainda a distinção entra dos pessoais e dados pessoais sensíveis. “Nós temos também que conhecer os nossos direitos”, disse, informando que o tema dos dados pessoais seria explanado em seguida pelo especialista Alessandro Melo, DPO (Encarregado de Dados) do Confea.  

Condutas ilícitas como a publicação de matérias por profissionais que não sejam jornalistas também foram citadas pela chefe do Setor de Gestão da Informação do Confea.  
 

LAI e LGPD 
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei 13.709/2018, é apontada pelo Encarregado de Dados do Confea, Alessandro Melo, como a legislação que regula as atividades de tratamento de dados pessoais. “Temos que ter essa preocupação no dia a dia. São os nossos dados. Depois, a PEC 155 incluiu isso na Constituição. A lei vai pegar. A aplicação é para qualquer tipo de atividade que envolva um ou mais dados pessoais, independente se dentro o fora do país, pega todas as situações. No âmbito do Sistema, há um entendimento de cumprir a lei obrigatoriamente. Cuidando e tomando precauções, a informação é importante para operação, e não para barrá-la”, disse, sobre a necessidade de não interromper as atividades em decorrência da necessidade de privacidade, que deverá ser cuidada em momento posterior. 

Após também abordar os dados pessoais e os dados pessoais sensíveis, que têm restrições adicionais, apontou algumas notícias sobre golpes e vazamentos, além de casos recentes de aplicação da LGPD.  Os conceitos de titular, controlador, operador e encarregado de dados, definidos na lei, foram também esclarecidos por Alessandro Melo. “A responsabilidade e a atitude coletiva envolvem cultura e conhecimento; vigilância ativa com atenção a procedimentos; olhar crítico em processos e procedimentos e compartilhamento e esclarecimento de dúvidas”, considerou. 
 

Ao enfatizar a importância do cuidado com a segurança da informação, desde o uso de e-mails ao bloqueio de computadores, o Encarregado de Dados do Confea enfatizou ainda a importância de minimizar a coleta e a exigência de dados, considerando dispensáveis, em geral, dados além do CPF. “A gente precisa pensar nas implementações que a gente vai fazer, mas sem inventar moda. A lei já é criteriosa o suficiente. Não tem receita de bolo, é caso a caso, a lei nos obriga a raciocinar”, comentou, indicando cursos para a introdução e o aprofundamento no tema.

Dados pessoais

Ao iniciar o debate, Henrique Nepomuceno destacou a importância de discutir os problemas enfrentados pelos Creas. Gerente de Apoio ao Colegiado do Crea-SP, arq. urb. Dinah Iwamizu, comentou a exclusão de dados de interessados em decisões plenárias. Henrique Nepomuceno considerou que os textos de relato de conselheiros passam por revisões ortográficas, mesmo após as decisões plenárias. “Em relação aos dados pessoais, a decisão precisa deixar claro a identidade dos profissionais. É indispensável constar o CPF integralmente. Mas isso ainda é objeto de debate”, considerou. “Se você precisa daquele dado para atingir o objetivo institucional, tem que constar. Porém, é necessário fazer uma análise subjetiva, caso a caso, para avaliar o nível de classificação a ser aplicado em cada documento, conforme o estágio de tramitação e utilidade”, acrescentou. 

Sobre o tema, Marina Garcia considerou que, do ponto de vista documental, não é possível fazer alterações. Já Alessandro, apontou que a questão é relacionada à LAI, e não à LGPD, citando decisão do Tribunal de Tribunal de Contas da União que afirma que a LAI é soberana em relação à transparência ativa e passiva. “Isso pacifica o assunto”, destaca. “Se é necessário identificar o profissional, é possível fazer a identificação, minimizando a exposição dos dados somente ao necessário”.

Processos éticos

Os trabalhos seguiram à tarde com a apresentação do Sistema Integrado de Procedimentos Éticos (SIPE), que vai possibilitar a melhor tramitação interna dos processos éticos do Sistema Confea/Crea e Mútua, gerando mais transparência e boa governança.

A expectativa é que o sistema proporcione benefícios como o maior controle dos processos éticos pela Comissão de Ética e Exercício Profissional (Ceep); a formação de uma base de dados nacional de profissionais penalizados; a criação de um compilado de jurisprudência que possa servir de base para a dosimetria das penalidades impostas e ainda a dinamização da organização, andamento e prescrição dos processos éticos.

De acordo com o gerente de Tecnologia de Informação do Confea, eng. comp. Rodrigo Borges, a plataforma é mais do que uma base de estatísticas geradora de relatórios compartilhados entre Regionais e Federal. “Ela irá facilitar a tomada de decisão, pois permite verificar decisões plenárias anteriores que podem subsidiar análise do caso concreto, por exemplo”, disse, informando que a ferramenta foi entregue à Ceep para definição de data de lançamento. “A GTI está disponível para continuar apoiando a área na evolução do sistema”, afirmou.

Oportunidade para avançar

Na sequência, a assessora da Superintendência de Estratégia e Gestão do Confea (SEG) Rosângela Simonetti conversou com os participantes sobre como transformar dores e problemas em grandes oportunidades de avanço.

“As dores são essencialmente problemas ou dificuldades que as pessoas estão enfrentando em uma determinada situação, contexto ou área de vida. No contexto da inovação, o objetivo é identificar e resolver ‘dores’ ou problemas que as pessoas enfrentam. Transformar uma ‘dor’ em um ‘problema’ envolve uma abordagem estruturada e criativa para entender, definir e abordar a questão”, explicou Rosângela.

Durante a dinâmica para definir desafios, os grupos trabalharam em quatro etapas, começando pela empatia e compreensão do usuário, em que o objetivo principal é entender profundamente as necessidades, frustrações e desafios dos usuários ou clientes em potencial. A fase seguinte foi dedicada à definição do problema com base nas informações coletadas. Depois disso, eles buscaram entender as causas subjacentes do problema para, por fim, gerar uma variedade de perspectivas e ideias criativas e viáveis para abordar a problemática.

Comunidade

Ao final, os participantes avaliaram o encontro, considerado proveitoso e produtivo por eles. Houve quem declarasse que a programação superou as expectativas por ter proporcionado muita experiência e apresentado novas ferramentas. Outros incentivaram os demais colegas a colocar o conhecimento absorvido em ação nos Creas a fim de gerar resultados. Também apoiaram a realização da segunda edição do Enac visando à troca de experiência e integração dos Regionais. Esse objetivo foi reforçado pelo gerente de Assessoria ao Plenário do Confea, Henrique Nepomuceno. “Queremos criar um senso de comunidade”, finalizou, agradecendo o engajamento de todos.

Leia mais:

Encontro Nacional de Apoio aos Colegiados realiza primeira edição em Brasília

Henrique Nunes e Julianna Curado 
Equipe de Comunicação do Confea 
Fotos: Marck Castro/Confea