Brasília, 1º de novembro de 2018.

Em sua primeira reunião ordinária, o Comitê Gestor do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no Confea analisou a viabilidade de adotar um novo modelo da ferramenta capaz de integrar o Federal e os Regionais em um ambiente virtual e centralizado de gestão de documentos.

Conhecido como multiórgãos, o formato possibilita a tramitação de documentos entre unidades integradas, o que possibilita encurtar fluxos de processos.

Atualmente, o SEI é adotado de modo individualizado e descentralizado pelo Confea e pelos Creas do Paraná e Rio Grande do Sul, os quais têm cessão de uso autorizada pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. 

Para embasar a escolha ou não pelo novo formato, representantes do Comitê Gestor do Confea têm buscado conhecer boas práticas em outras instituições. No dia 25 passado, o gerente de Tecnologia da Informação, Renato Barros, e os funcionários Robson Cruz (TI), Cristiane de Lima (Planejamento) e Marina Garcia (Documentação) estiveram no Ministério da Saúde, onde o SEI foi implantado desde o início em formato centralizado e hoje reúne 69 órgãos, 1544 unidades e 17 mil usuários.

O comitê também pretende conhecer ainda neste ano a instalação multiórgãos do Governo do Distrito Federal. Já nos dias 20 e 21 de novembro, as analistas Cristiane e Marina irão participar de workshop na Anatel em que serão demonstradas funcionalidades e módulos, como o SEI Julgar. A plataforma, que é utilizada pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) em julgamentos colegiados, poderá ser adotada em sessões plenárias do Conselho Profissional.  

O comitê tem ainda mantido contato frequente com o órgão responsável pela criação do SEI, o TRF4, como informou o superintendente de Estratégia e Gestão (SEG). “O diálogo tem sido produtivo sobre a possível migração para o novo modelo do SEI”, comentou Alceu Molina.

Na avaliação do presidente do Conselho Federal, o SEI proporciona segurança e evita retrabalho nos trâmites administrativos, por isso merece incentivo. “Se fizemos opção pelo SEI, devemos ir a fundo, temos que aproveitar a ferramenta ao máximo. A ideia é fazermos investimentos em tecnologia e capacitação dos funcionários”, afirmou Joel Krüger, que solicitou aos superintendentes procederem estudos para identificar o incremento financeiro necessário.

Agilidade
Durante a reunião foi aprovada portaria que irá centralizar na Gerência de Planejamento e Gestão (GPG) as atribuições administrativas do Comitê Gestor. Com isso, as decisões técnicas serão formalizadas pela gerência, por meio de Instruções Normativas, as quais serão levadas ao conhecimento do Comitê. “Isso dará agilidade e flexibilidade aos trâmites”, disse Cristiane mencionando que essa descentralização de responsabilidades é uma das boas práticas comprovadas na visita técnica ao Ministério da Saúde. “A gestão estratégica continuará sendo do Comitê”, completou.

Primeiro ano
A próxima reunião do comitê será no dia 4 de dezembro, véspera do primeiro aniversário de implantação do SEI no Confea. Para o dia 5, serão organizadas ações institucionais a fim de celebrar os benefícios que a ferramenta tem proporcionado ao Conselho. Em termos de economia, por exemplo, a ferramenta já poupou nos oito primeiros meses 301.999 folhas de papel, o equivalente a 604 resmas. Atualmente, são cadastrados no Sistema do Conselho 307 usuários, já foram tramitados cerca de 54 mil processos e gerados 34 mil documentos nato-digitais.

Comitê
Composto pelo presidente do Confea, Joel Krüger; pelo conselheiro federal e diretor de Planejamento Estratégico, Daniel Salati; pelos superintendentes de Estratégia e Gestão, Alceu Fernandes Molina Junior, Administrativo e Financeiro, Jadir Alberti, e de Integração do Sistema, Reynaldo Barros; e pelo Chefe de Gabinete, Luiz Rossafa; com secretaria da analista Cristiane de Lima, o comitê tem atribuição de zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental, às necessidades do Confea e aos padrões de uso e evoluções definidos no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), entre outras decisões.

Desta primeira reunião ordinária, no dia 30, além dos membros, também participaram como convidados a analista Marina Garcia e o gerente de Tecnologia da Informação, Renato Barros, pois as áreas de Documentação e Tecnologia da Informação são unidades que auxiliam o comitê no exercício das atribuições.

Equipe de Comunicação do Confea